Sprzedaż oraz wynajem nieruchomości wiąże się z przejściem kilku etapów zanim transakcja zostanie sfinalizowana. Zaleca się, aby ostatnim z nich, najlepiej tuż przed przekazaniem kluczy, było sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego. Poprawne podejście do tego tematu pozwoli uniknąć ewentualnych sporów pomiędzy stronami.
Czym jest taki protokół?
Jest to dokument, w którym zawarte są szczegółowe informacje o rzeczywistym stanie przekazywanej nieruchomości (domu, lokalu, mieszkania). Sporządza się go w dwóch egzemplarzach, po jednym dla sprzedającego lub wynajmującego oraz kupującego lub najemcy. W treści powinny się znaleźć przede wszystkim informacje o stanie liczników wszystkich mediów (woda, gaz, prąd, centralne ogrzewanie), informacje o wyposażeniu oraz tego w jakim jest stanie. Dobrą praktyką jest również wykonanie dokumentacji zdjęciowej, którą dołączamy do takiego protokołu, jako załącznik. Należy wówczas pamiętać o tym, aby na każdej fotografii znalazła się data oraz podpisy obu stron. Dzięki temu dokumentowi zabezpieczamy się przed ewentualnymi roszczeniami dotyczącymi stanu nieruchomości, które mogłyby wyniknąć w późniejszym czasie.
Jak powinien wyglądać protokół zdawczo-odbiorczy?
Nie ma z góry ustalonego wzoru, niemniej jeśli chcemy zmaksymalizować skuteczność tego dokumentu, to warto zastosować pewne standardy jego opracowania. W zależności od tego, czy zawieramy umowę kupna-sprzedaży, czy też najmu treść takiego protokołu może się nieznacznie różnić. W przypadku wynajmu warto bardzo dokładnie i szczegółowo opisać wyposażenie oraz jego stan – jak już wcześniej wspominaliśmy, zdjęcia mogą tutaj bardzo ułatwić ewentualne spory. Uchroni to osobę wynajmującą przed zniszczeniami, a nawet kradzieżą wyposażenia, gdyż w razie takiego stanu rzeczy może on obciążyć najemcę kosztami. Najemca zaś może być spokojny o sytuację, w której zostanie pociągnięty do odpowiedzialności np. za zniszczenia, których nie dokonał. W przypadku najmu protokół warto sporządzić również podczas zdawania lokalu. A co ze sprzedażą? Tutaj bardzo ważną składową protokołu jest poprawne spisanie stanu i przepisanie liczników wszelkich mediów na nowego właściciela. Najlepiej w tej sytuacji posłużyć się gotowymi formularzami, jeśli takie są dostępne, pobranymi ze stron dostawców.
W protokole warto również wpisać takie informacje jak:
- Numer i data zawarcia umowy lub aktu notarialnego.
- Data oraz miejsce spisania protokołu.
- Adres nieruchomości, co do której zawieramy transakcję.
- Numery oraz stany poszczególnych liczników (wody, gazu, energii elektrycznej), jeśli nieruchomość posiada więcej niż jeden licznik np. do wody, należy podać stany każdego z nich osobno.
- Ilość przekazanych kluczy z oznaczeniem ich przeznaczenia (np. do drzwi wejściowych, do garażu, do furtki, do bramy wejściowej budynku, do piwnicy, do skrzynki pocztowej).
- Kody do domofonu i/lub furtki/bramy wejściowej.
- Dokładny opis stanu technicznego lokalu, mieszkania, domu wraz z przynależnymi obiektami i pomieszczeniami (garaż, piwnica, pomieszczenie i/lub budynek gospodarczy). Precyzyjny opis powinien obejmować ściany, podłogi, sufity, stolarkę (okna i drzwi), instalacje wodne / elektryczne / gazowe / wentylacyjne, a w przypadku domu stan zewnętrznych ścian, dachu, ogrodzenia oraz jego otoczenia.
- Wyszczególnienie i opis stanu technicznego wyposażenia sprzętowego oraz umeblowania i to nie tylko w przypadku umowy najmu, ale również sytuacji sprzedaży nieruchomości (jeśli takie wyposażenie pozostawiamy kupującemu). Tutaj warto podzielić opisywany sprzęt i meble w odniesieniu do poszczególnych pomieszczeń (pokoje, kuchnia, łazienka, garaż, piwnica).
Pomimo więc, że zazwyczaj w ostatnim etapie zależy nam już, aby jak najszybciej sfinalizować transakcję, to warto się tutaj jeszcze skupić i zabezpieczyć interesy obu stron solidnie opracowanym protokołem zdawczo-odbiorczym.