Z początkiem roku 2020 weszły w życie nowe przepisy dotyczące własności lokali. Wprowadziły one nowe zasady dotyczące małych wspólnot (małych nieruchomości). Do tej pory małą wspólnotę stanowiły nieruchomości, w których lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych było siedem lub mniej. Aktualnie każda nieruchomość posiadająca więcej niż trzy wyodrębnione i niewyodrębnione lokale funkcjonuje na takich samych zasadach jak tzw. duże nieruchomości, czyli musi być zarządzana zgodnie z ustawą o własności lokali, a nie na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności.
Nowelizacja przepisów została wprowadzona w celu usprawnienia funkcjonowania małych wspólnot mieszkaniowych, które często borykały się z problemami decyzyjnymi dotyczącymi istotnych spraw.
Jeśli nie zostanie uzgodniony inny sposób zarządu wspólną nieruchomością przez właścicieli, wówczas z mocy prawa konieczny stanie się wybór jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu. Członkiem takiego zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna z grona właścicieli lokali lub spoza wspólnoty. Jaki jest minus takiego rozwiązania? Zazwyczaj członkami zarządu zostają osoby nie trudniące się zawodowo zarządzaniem nieruchomościami. Nie jest to regułą, ale często zdarza się w takich sytuacjach, że sprawy wspólnoty nie są prowadzone sprawnie i bezproblemowo. Dodatkowo dochodzi tutaj odpowiedzialność zarządu za stan zarządzanego budynku. Jak możemy temu zaradzić? Warto zastanowić się nad powierzeniem zarządu podmiotowi zewnętrznemu, czyli zarządcy, gdyż wspólnoty zarządzane przez zarządcę nie potrzebują już zarządu. Zarząd powierzony jest wybierany w drodze umowy ze wszystkimi właścicielami lokali lub uchwały protokołowanej przez notariusza. Kto może zostać zarządcą nieruchomości? Działalność w tym zakresie może być prowadzona wyłącznie poprzez firmy, które zatrudniają zarządców nieruchomości lub też same są w posiadaniu takiego tytułu zawodowego.
Wszystkich korzyści płynących z wyboru zewnętrznego zarządu nie sposób wymienić, gdyż każda wspólnota ma inne oczekiwania i potrzeby, a rolą zarządcy jest sprostać tym oczekiwanym. Niemniej jednym z ważniejszych plusów jest to, iż zarządca odpowiada zawodowo za swoje czynności prowadzone w ramach zarządzania nieruchomością.
Ponadto mieszkańcy wspólnoty nie muszą zaprzątać sobie głów wieloma sprawami, nad którymi czuwa ustanowiony zarządca. Wśród nich znajdują się m.in:
- zbieranie opłat na utrzymanie oraz prowadzenie ewidencji kosztów zarządu nieruchomością,
- zawieranie i egzekwowanie niezbędnych umów np. z dostawcą energii elektrycznej, cieplnej, gazu, wody, czy też internetu lub anteny zbiorczej,
- pilnowanie terminów i opłacanie ubezpieczeń, podatków oraz innych wymaganych prawnie opłat,
- utrzymywanie porządku wewnątrz jak i na zewnątrz nieruchomości np. poprzez regularną współpracę z firmą sprzątającą,
- dbanie o dobry stan budynku i otoczenia, a w razie konieczności przeprowadzanie napraw, konserwacji urządzeń oraz remontów i nadzór nad nimi.
Ponadto zarządca ma obowiązek składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności, a także raz w roku zwoływać ich zebranie. Zazwyczaj uchwalany jest wówczas plan rocznego budżetu, gdzie znów doświadczenie zewnętrznego zarządcy pozwala uniknąć sytuacji, gdzie budżet taki będzie niedoszacowany i np. pod koniec roku braknie środków finansowych na czynności niezbędne do zarządzania nieruchomością.
Pamiętajmy więc, że dobry zarządca jest gwarancją sprawnego funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej, gdyż konsekwentnie realizuje wszelkie plany remontowo-inwestycyjne i dba o jej dobrą kondycję finansową.